Als managementassistente zorg jij ervoor dat alles op rolletjes loopt voor de directie en met name voor de algemeen directeur. Jij haalt energie uit complex agendabeheer en weet goed in te schatten waar prioriteiten liggen. Je bent accuraat, weet rust te bewaren en denkt mee.
Zo maak jij de provincie mooier, innovatiever en duurzamer
Jij beheert en bewaakt de agenda van de algemeen directeur van de Provincie Limburg. Voor de in- en externe relaties ben jij het eerste aanspreekpunt. Jij staat hen op correcte wijze te woord en draagt zorg voor een juiste en tijdige afhandeling van (agenda)-verzoeken. Eventuele knelpunten weet je zonder tussenkomst van de directeur op te lossen.
Ook bereid je de vertrouwelijke werkdossiers van de directeur voor en stelt zelfstandig conceptbrieven op. Je bewaakt voortgangstermijnen en verwerkt en selecteert post, mail en inkomende facturen. Daarnaast zorg je voor de (inhoudelijke) voorbereiding en organisatie van vergaderingen en besprekingen. Indien nodig maak je besluitenlijsten. Om deze werkzaamheden soepel te laten verlopen ben je organisatorisch sterk onderlegd en heb je professionele ervaring met Outlook, Word en Excel.
We zoeken hiervoor een secretaresse die:
- Minimaal een afgeronde MBO4 opleiding heeft;
- Blij wordt van complex agendabeheer;
- Ruim ervaring heeft als managementassistent, bij voorkeur bij een overheidsorganisatie;
- Proactief en klantgericht is;
- Snel kan schakelen en goed kan organiseren;
- Representatief, nauwgezet en systematisch werkt;
- Gevoel heeft voor discretie en stijl;
- Een uitstekende mondelinge én schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid heeft in de Nederlandse taal;
- In teamverband een constructieve bijdrage levert aan de samenwerking en vervanging binnen directiesecretariaat;
- Flexibiliteit biedt, waar nodig ook buiten de kantoortijden. Je werkt regelmatig in de avonduren en soms al vroeg in de ochtend. Daarom is een flexibele houding belangrijk in deze functie.
Hoe wij jouw bijdrage waarderen
- Een bruto maandsalaris o.b.v. een 36-urige werkweek, van minimaal € 2.970,49 en maximaal € 4.170,46 in schaal 8 (afhankelijk van opleiding en ervaring);
- Individueel Keuze Budget (IKB) van ca. 22%, incl. vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Dit budget komt bovenop je vaste salaris en kun je laten uitbetalen wanneer jij hier behoefte aan hebt. Of je kunt het inzetten voor de aankoop van bv. een fiets, sportabonnement of extra verlof;
- Mogelijkheden om gedeeltelijk flexibel en plaats onafhankelijk te werken;
- Persoonlijk ontwikkelbudget van € 6.000,- voor de looptijd van 5 jaar met voldoende mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen;
- Pensioensopbouw bij ABP.
Werken als provincie professional
Als managementassistente maak jij deel uit van het cluster Secretariële en Administratieve Ondersteuning (S&A). Hier maken we werk van de persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze ondersteuners. Vanuit dit cluster zijn 55 secretariële en administratieve professionals verspreid over de organisatie aan het werk voor Limburg. Cluster S&A is daarmee de professionele dienstverlener die de Provincie Limburg optimaal faciliteert in de ondersteuning van gedeputeerden, directie, managers en clusters.
In deze functie maak je deel uit van een team van 4 directiesecretaresses. Samen vormen jullie de onmisbare spil van de directie.
Meer over Provincie Limburg
Als provincie professionals willen we maar één ding: Limburg nog mooier, duurzamer en innovatiever doorgeven aan de volgende generaties dan dat zij nu al is. Dat biedt ambitieuze opgaven. Van ons cultureel erfgoed tot ons vernieuwende karakter. Van onze prachtige natuur tot onze logistieke hotspots. En van onze bijzondere euregionale ligging tot aan economische vernieuwingskracht. Al deze complexe en veelzijdige uitdagingen pakken we met beide handen aan. Ieder vanuit zijn eigen expertise. Zo werken we samen met ruim 900 professionals aan de toekomst die Limburg verdient.
Overige informatie
De geselecteerde kandidaat zal aan het einde van de selectieprocedure van ons het verzoek krijgen om een VOG aan te vragen bij de gemeente en na goedkeuring van Justis aan ons te overleggen.
