Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
Hoe gaat de Provincie Limburg om met persoonsgegevens?
De Provincie Limburg (hierna: de Provincie) verwerkt voor de uitvoering van verschillende provinciale taken persoonsgegevens van burgers. Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie geven over een natuurlijk persoon, zoals een naam, adres, e-mailadres of pasfoto. De persoon wordt hiermee identificeerbaar. Als u bijvoorbeeld een vergunning of subsidie aanvraagt of een klacht of bezwaarschrift indient, dan verwerken we uw persoonsgegevens.
U mag van de Provincie verwachten dat haar medewerkers zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens. De algemene regels over de verwerking van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG). Hoe de Provincie borgt dat er zorgvuldig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan en welke maatregelen genomen zijn om deze persoonsgegevens te beschermen, kunt u lezen in het provinciale Privacybeleid.
Beveiligingsmaatregelen
De Provincie gaat zorgvuldig en vertrouwelijk om met uw persoonsgegevens en is verplicht uw persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang of onrechtmatig gebruik. Hiervoor neemt de Provincie passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn vastgelegd in het Informatiebeveiligingsbeleid Provincie Limburg.
Geheimhoudingsplicht
Naast technische beveiligingsmaatregelen en –procedures, zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles tot computersystemen, hebben provinciale medewerkers ook een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. De Functionaris Gegevensbescherming (hierna: FG) houdt binnen de Provincie toezicht op de naleving van de wettelijke regels omtrent privacy. De Provincie bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Indien sprake is van een wettelijke bewaartermijn zal deze termijn niet overschreden worden.
Uitbesteden van bewerken van persoonsgegevens
In beginsel worden uw persoonsgegevens niet gedeeld met derden. Het kan echter voorkomen dat de Provincie in bepaalde gevallen het verwerken van uw persoonsgegevens uitbesteedt aan een externe partij. In dat geval maakt de Provincie schriftelijke afspraken over de beveiliging en geheimhouding van uw persoonsgegevens om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens.
Uw rechten
De AVG kent aan iedereen wiens persoonsgegevens worden verwerkt een aantal rechten toe om er voor te zorgen dat de verwerking van persoonsgegevens op de juiste wijze geschiedt. U kunt van uw rechten gebruik maken door een schriftelijk verzoek bij ons in te dienen. Het is hierbij belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat uw verzoek daadwerkelijk betrekking heeft op uw eigen persoonsgegevens. Het is niet toegestaan om de persoonsgegevens van andere personen in te zien. De Provincie beslist binnen één maand op uw verzoek. Bij veel of ingewikkelde verzoeken mag de Provincie deze termijn gemotiveerd met maximaal twee maanden verlengen. Bij uitgebreide verzoeken kan de Provincie kosten in rekening brengen aan u.
Recht van inzage
U heeft het recht om de Provincie te vragen welke gegevens zij van u heeft. Ook mag u de Provincie vragen deze gegevens in te zien. U kunt alleen gegevens over uzelf opvragen, niet de persoonsgegevens van anderen. Er hoeft geen reden te worden gegeven voor een inzageverzoek. Bij gegevens van een kind jonger dan 16 jaar dient een inzageverzoek door de ouder(s) of wettelijke vertegenwoordiger te worden gedaan.
Recht op rectificatie
De Provincie is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die zij verwerkt, juist zijn. Indien blijkt dat de persoonsgegevens die van u worden verwerkt niet correct of incompleet zijn, kunt u de Provincie verzoeken deze gegevens te corrigeren of aan te vullen. De Provincie moet gehoor geven aan dit verzoek.
Recht op gegevenswissing ('recht op vergetelheid')
In een aantal gevallen moet de Provincie uw persoonsgegevens wissen als u hiertoe een verzoek indient. Bijvoorbeeld als de Provincie uw persoonsgegevens niet meer nodig heeft, u de toestemming tot het gebruik van uw persoonsgegevens intrekt of als de Provincie uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt. Er zijn echter een aantal uitzonderingen op het recht om ‘vergeten te worden’. Bijvoorbeeld indien de gegevensverwerking voor de Provincie noodzakelijk is om aan een wettelijke plicht te voldoen, om openbaar gezag of een (wettelijk vastgelegde) taak van algemeen belang uit te oefenen of indien de gegevens op grond van het algemeen belang dienen te worden gearchiveerd.
Recht op beperking van de verwerking
U kunt verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stop te laten zetten. Dit wordt ook wel het recht op beperking genoemd. Dit kan het geval zijn indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is, de persoonsgegevens niet meer nodig zijn of als u bezwaar maakt tegen de verwerking van de persoonsgegevens.
Recht van bezwaar tegen verwerking
Het recht van bezwaar op basis van de AVG is niet hetzelfde als de mogelijkheid om bezwaar te maken op basis van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Het recht van bezwaar is meer een recht van verzet; u verzet zich/maakt bezwaar tegen de verwerking van de persoonsgegevens door de Provincie. In beginsel dient de Provincie naar aanleiding van een dergelijk bezwaar te stoppen met het verwerken van de persoonsgegevens, behalve in het geval dat er sprake is van een dringende reden om door te gaan met de verdere verwerking. Deze reden moet belangrijker zijn dan uw belangen en rechten en vrijheden. Een dringende reden kan een rechtsvordering betreffen.
Recht op overdraagbaarheid gegevens (dataportabiliteit)
U heeft in bepaalde gevallen het recht dat uw digitale persoonsgegevens worden verwerkt in een formaat dat gestructureerd, gangbaar en door verschillende systemen te lezen is. Met een verzoek om overdraagbare gegevens kunt u het volgende vragen:
- u wenst uw gegevens in een overdraagbaar formaat van de Provincie te ontvangen;
- u wenst dat uw gegevens worden overgedragen aan een andere verwerker.
Het gaat hierbij alleen om digitale persoonsgegevens. Papieren dossiers vallen hier dus niet onder. Bovendien moet het gaan om persoonsgegevens die de Provincie óf met uw toestemming verwerkt óf verwerkt om een met u gesloten overeenkomst uit te voeren.
Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming/profileren
Geautomatiseerde besluitvorming houdt in dat persoonsgegevens worden gebruikt om tot een besluit te komen zonder menselijke tussenkomst. De persoonsgegevens worden automatisch verwerkt. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij profilering.
De AVG geeft u het recht op ‘een menselijke blik’ op de besluiten die over u gaan. Voor de Provincie zijn de mogelijkheden om geautomatiseerde besluiten te nemen zeer beperkt. Dit mag slechts met uw uitdrukkelijke toestemming op grond van een wettelijke bepaling of indien dit noodzakelijk is voor de totstandkoming of uitvoering van een overeenkomst tussen u en de Provincie.
Uitoefening rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door daarvoor een schriftelijk verzoek in te dienen via [email protected].
Wet Politiegegevens (Wpg)
Bij de Provincie zijn een aantal buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst, die samen de ‘Groene Brigade’ vormen. Boa’s houden toezicht op de openbare orde en het naleven van wettelijke bepalingen. De Groene Brigade richt zich onder andere op aandachtspunten zoals stroperij en illegaliteit in het buitengebied. Bij overtredingen treedt een boa handhavend op. Hiertoe verwerkt een boa persoonsgegevens.
Als een boa persoonsgegevens verwerkt in het kader van zijn toezichthoudende taak, is de AVG van toepassing, bijvoorbeeld bij bestuursrechtelijk optreden in de vorm van een dwangsom of een last onder bestuursdwang. Indien een boa politiegegevens in het kader van opsporing verwerkt, dan is de Wpg van toepassing, bijvoorbeeld als een boa een strafrechtelijk proces-verbaal opstelt. Net als de AVG stelt de Wpg eisen aan de verwerking van politiegegevens.
Bewaartermijn
In de Wpg staan termijnen voor het bewaren van politiegegevens. Politiegegevens die op grond van artikel 8 en 9, van de Wpg zijn verwijderd, worden gedurende vijf jaar bewaard voor het afhandelen van klachten en het verantwoorden van verrichtingen (audits). Verder kunnen deze gegevens in bijzondere gevallen en voor zover dat noodzakelijk is voor een artikel 9-verwerking ter beschikking worden gesteld voor hernieuwde verwerking. Dit kan alleen in opdracht van de Officier van Justitie. Deze gegevens mogen ook worden verwerkt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en statistiek.
Rechten op grond van de Wpg
Onder de Wpg wijken uw rechten af van uw rechten onder de AVG. U heeft het recht om de politiegegevens die de Provincie onder de Wpg van u verwerkt, in te zien. U kunt daarvoor een schriftelijk overzicht van uw politiegegevens aanvragen bij de Provincie door een schriftelijk verzoek te sturen naar [email protected].
Als uw politiegegevens onder de Wpg onjuist of onvolledig zijn, kunt u de Provincie vragen uw politiegegevens aan te passen. Daarnaast kunt u politiegegevens laten verwijderen of vragen om een beperking van de verwerking van uw politiegegevens.
De Provincie heeft het recht een verzoek af te wijzen als:
- het verzoek gerechtelijke onderzoeken of procedures zou belemmeren;
- dit nadelige gevolgen heeft voor het voorkomen van het begaan van strafbare feiten, voor opsporing, onderzoek, vervolging of het opleggen van straffen;
- de openbare veiligheid in het geding is;
- de rechten en vrijheden van derden worden geschonden;
- de nationale veiligheid in het geding is;
- de Provincie de wettelijke plicht heeft deze politiegegevens gegevens te bewaren;
- het kennelijk een ongegrond of buitensporig verzoek is.
Geheimhoudingsplicht
Naast technische beveiligingsmaatregelen en –procedures, zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles tot computersystemen, hebben provinciale medewerkers ook een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot politiegegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. De FG is tevens aangesteld om toezicht te houden op de naleving van de wettelijke regels omtrent de verwerking van politiegegevens op grond van de Wpg.
Politiegegevens delen met derden
In beginsel worden uw politiegegevens niet gedeeld met derden. Soms is het echter nodig dat de Provincie uw politiegegevens aan derden verstrekt. Bijvoorbeeld aan het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), het Openbaar Ministerie (OM) of aan de politie vanwege een incident waartegen de Provincie aangifte doet. In dat geval maakt de Provincie schriftelijke afspraken over de beveiliging en geheimhouding van uw politiegegevens om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de politiegegevens. Daarnaast deelt de Provincie in een aantal gevallen uw politiegegevens met verwerkers die in opdracht van en voor de Provincie politiegegevens verwerken. Deze verwerkers zijn bijvoorbeeld cloud- en hostingspartijen en IT-dienstverleners. Met deze verwerkers wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin de wederzijdse rechten en plichten voor de verwerking zullen worden vastgelegd.
Overige informatie
Gebruik social media
De Provincie is actief op diverse social media. De Provincie heeft onder meer accounts op Facebook, LinkedIn, X, Instagram en YouTube. Via deze accounts kunt u reageren op berichten die de Provincie publiceert. Doel daarvan is om inwoners van de provincie Limburg en geïnteresseerden op de hoogte te brengen van wat er speelt in de provincie Limburg en ze voor meer informatie te leiden naar de website(s) van de Provincie. De Provincie gebruikt generieke informatie, zoals het aantal likes en reacties, om het bereik te analyseren en haar aanbod te verbeteren.
Nieuwsbrief
Via het aanmeldformulier op de website van de Provincie kunt u zich aanmelden voor één of meerdere nieuwsbrieven. De door u verstrekte persoonsgegevens bij het aanmelden op deze nieuwsbrieven worden alleen gebruikt voor het verzenden van de nieuwsbrief. De persoonsgegevens worden eenmalig gedeeld met onze nieuwsbriefleverancier Laposta ten behoeve van de levering van de nieuwsbrief. Meer hierover kunt u lezen in de privacyverklaring van Laposta.
Informatie
Mocht u vragen hebben over de bescherming van uw persoonsgegevens of over uw rechten of hierover een klacht hebben, dan kunt u contact opnemen met de Provincie via het e-mailadres [email protected]. Uiteraard helpen wij u graag verder als u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met de Provincie uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht op juridisch advies of het indienen van een klacht bij de privacy-toezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt op maandag tot en met donderdag van 10:00 tot 12:00 uur contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens: tel. 088-1805250.
Wilt u meer weten over privacy? Kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijziging Privacyverklaring
Wij wijzen u er nadrukkelijk op dat deze Privacyverklaring door de Provincie te allen tijde gewijzigd kan worden, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website van Provincie zijn gepubliceerd. Wij raden u dan ook aan om deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u kennis neemt van de meest actuele versie van de Privacyverklaring en van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.