Afhankelijk van de omvang van het subsidiebedrag wordt bepaald hoe de verantwoording en controle plaats zal vinden. In de onderstaande tabel worden kort de drie arrangementen met bijbehorende verantwoording weergegeven.
| Type | Hoogte subsidiebedrag | Verantwoording |
|---|---|---|
| Arrangement 1 | tot € 25.000,00 | direct vaststellen en desgevraagd verantwoording over de prestatie (d.m.v. steekproef) |
| Arrangement 2 | van € 25.000,00 tot € 125.000,00 | verantwoording over de prestatie en in voorkomende gevallen financiële verantwoording |
| Arrangement 3 | vanaf € 125.000,00 | verantwoording over de kosten en prestatie |
Bij arrangement 1 zijn de administratieve lasten en uitvoeringslasten het laagst. Subsidies vallend in dit arrangement worden direct vastgesteld en er vindt alleen desgevraagd verantwoording plaats door middel van een steekproef. Dit betreft alleen verantwoording over de prestatie, er vindt geen financiële verantwoording plaats.
Bij arrangement 2 wordt de subsidie wel eerst verleend en vervolgens vastgesteld. Bij dit arrangement vindt wel standaard verantwoording plaats. Echter de verantwoording geschiedt ook hier in beginsel alleen over de prestatie en niet over de financiën. Ter voorkoming van over-subsidiëring en/of op basis van risico-inschatting kunnen Gedeputeerde Staten in voorkomende gevallen bepalen dat de subsidieontvanger naast de verantwoording over prestaties tevens verantwoording over de werkelijke kosten en opbrengsten aantoont dat de kosten zijn gemaakt en er sprake was van een financieringsbehoefte. Dit is bepaald in artikel 32, lid 2 van de Algemene Subsidieverordening Provincie Limburg 2023 e.v.
Bij arrangement 3 wordt de subsidie ook eerst verleend en vervolgens vastgesteld. Er vindt zowel een financiële verantwoording als een verantwoording gericht op prestaties plaats. Binnen dit arrangement wordt vereenvoudiging bereikt door het vervallen van de voorschotaanvragen en tussentijdse rapportages bij subsidies met een looptijd korter dan één jaar. Bij subsidies met een looptijd langer dan één jaar mag maximaal één tussenrapportage per jaar worden gevraagd.
Subsidies tot € 25.000,00 worden zonder voorafgaande subsidieverlening door Gedeputeerde Staten direct vastgesteld. Steekproefsgewijs wordt gecontroleerd of subsidieontvangers de aan de subsidie verbonden verplichtingen hebben nageleefd. Zie ook paragraaf 4.4 e.v.
Voor subsidieontvangers die een subsidie vanaf € 25.000,00 tot € 125.000,00 ontvangen, bevat de aanvraag tot vaststelling een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteit(en) waarvoor de subsidie is verleend, is/zijn verricht en dat de bij de subsidieverlening aangegeven resultaten zijn gerealiseerd overeenkomstig de opgelegde verplichtingen. De ontvanger van een exploitatiesubsidie dient daarnaast op basis van een verklaring inzake kosten en opbrengsten aan te tonen dat de kosten daadwerkelijk zijn gemaakt.
Voor subsidieontvangers die een subsidie van € 125.000,00 of meer ontvangen, bevat de aanvraag tot vaststelling:
- een inhoudelijk verslag, waaruit blijkt dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht overeenkomstig de opgelegde verplichtingen;
- een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden kosten en opbrengsten (financieel verslag of jaarrekening);
- het financieel verslag en het activiteitenverslag moet voorzien zijn van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant;
Een aanvraag tot subsidievaststelling dient binnen zes maanden na afloop van de activiteit of het tijdvak waarvoor subsidie is verleend te worden ingediend. Betreft de aanvraag tot vaststelling een exploitatiesubsidie dan wordt de aanvraag tot subsidievaststelling uiterlijk 6 maanden na afloop van het betreffende boekjaar waarvoor de subsidie is verstrekt ingediend. In het geval van meerjarige exploitatiesubsidies zal in de beschikking worden aangegeven of de subsidie jaarlijks dan wel na afloop van de subsidieperiode zal worden vastgesteld.
De subsidieontvanger van een subsidie van € 125.000,00 of meer dient bij zijn eindverantwoording van de subsidie een financieel verslag en activiteitenverslag voorzien van een controleverklaring van een onafhankelijke accountant overeenkomstig artikel 4:78 van de Algemene wet bestuursrecht te overleggen. Deze controleverklaring dient conform het Accountantsprotocol eindverantwoording verleende subsidies Provincie Limburg te zijn opgesteld. Dit controleprotocol dient om de reikwijdte en het object van de accountantscontrole nader aan te geven. Het verstrekt duidelijkheid over de door de Provincie Limburg gewenste reikwijdte en diepgang van de door de accountant van de subsidieaanvrager/-ontvanger uit te voeren accountantscontrole en de in dat kader af te geven controleverklaring bij de eindverantwoording. De Provincie Limburg beoogt hiermee te voorkomen dat discrepanties ontstaan tussen de wensen en verwachtingen die leven bij de Provincie Limburg enerzijds en de feitelijke invulling van de accountantscontrole door de accountant anderzijds.
U kunt het accountantsprotocol raadplegen.
Het subsidiesysteem houdt enerzijds in dat subsidieontvangers niet meer in alle gevallen belast worden met verantwoording, maar anderzijds houdt het ook in dat het vertrouwen dat aan de subsidieontvanger gegeven wordt wel verantwoord dient te zijn. Om dit vertrouwen verantwoord te houden, worden subsidieontvangers die een subsidie kleiner dan € 25.000,00 hebben ontvangen, steekproefsgewijs gecontroleerd. Hierbij wordt gecontroleerd of de activiteit(en) al dan niet zijn uitgevoerd en of aan de opgelegde verplichtingen is voldaan.
Subsidieontvangers die een subsidie kleiner dan € 25.000,00, die direct is vastgesteld, hebben ontvangen, vallen allen onder de steekproefpopulatie. Echter, dit wil nog niet zeggen dat een subsidieontvanger ook daadwerkelijk gecontroleerd zal worden. Welke subsidieontvangers uiteindelijk gecontroleerd zullen worden, wordt door middel van een willekeurige selectie bepaald.
Indien bij de steekproefsgewijze controle blijkt dat de activiteiten niet of niet geheel zijn verricht en subsidieontvanger dit niet heeft gemeld, kunnen Gedeputeerde Staten de subsidievaststelling intrekken dan wel de subsidie op een lager bedrag vaststellen en overgaan tot het terugvorderen van de subsidie. Bovenop de korting voor het niet geheel uitvoeren van de activiteit(en), wordt een extra korting van 5% van de korting(en) voor de niet uitgevoerde activiteit(en), opgelegd.
U kunt de Beleidsregels sanctie- en handhavingsbeleid van subsidies raadplegen.