Flexibele bestuursmedewerker GS-secretariaat (1,0 fte)

Zo maak jij de provincie mooier, innovatiever en duurzamer

Het GS-secretariaat verzorgt alle secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de gedeputeerden en is het visitekaartje van de bestuurlijke organisatie. Bij afwezigheid van een vaste GS-secretaresse, spring jij als flexibele bestuursmedewerker GS-secretariaat in en houdt het GS-secretariaat draaiende. Hiervoor kun je snel schakelen, beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, ben je klantgericht, sterk in plannen en organiseren en heb je een proactieve, flexibele houding. Op het moment dat het GS-secretariaat weer optimaal bemenst is ben jij aan de slag met andere passende werkzaamheden binnen het cluster.

Als flexibele bestuursmedewerker heb je een unieke rol binnen onze organisatie. Je vervangt secretaresses tijdens afwezigheid, bijvoorbeeld door ziekte of vakantie. Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen zijn essentieel, aangezien je steeds in een ander team wordt ingezet met soms wisselende werktijden. Aangezien je steeds onderdeel wordt van een nieuw subteam kun jij goed omgaan met veranderingen. Ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij gemeenten of het Rijk, is een pré. Je weet hoe je prioriteiten moet stellen en vindt het leuk om verschillende taken uit te voeren en voor verschillende bestuurders te werken.
Kortom, je bent een echte vliegende keep met een sterke aanpassingsvermogen en vindt het leuk om steeds nieuwe uitdagingen aan te gaan.
Als flexibele bestuursmedewerker GS-secretariaat:

• Ondersteun je de gedeputeerden, bij afwezigheid van hun vaste secretaresse, met secretariële werkzaamheden in de breedste zin van het woord, van agendabeheer tot het ontvangen van gasten;
• Stem je af en werk je samen met de bestuurs- en communicatieadviseurs van de gedeputeerden;
• Ben je het eerste aanspreekpunt voor in- en externe relaties en instanties;
• Vorm je de buffer tussen bestuurder(s) en externe instanties door binnenkomende mails en telefoongesprekken op inhoud te selecteren en prioriteren of indien mogelijk zelf de benodigde informatie te verstrekken;
• Treed je in overleg met de betrokken organisatieonderdelen met als doel de bestuurder(s) op de juiste tijd van de juiste informatie en vergaderstukken te voorzien.

Daarnaast verricht je overkoepelende administratieve werkzaamheden binnen het cluster waaronder het actualiseren en optimaliseren van (werk)processen. Tevens coördineer en bewaak je de centrale werkprocessen en activiteiten van de bestuurssecretariaten.

Wij zoeken een enthousiaste teamspeler met hbo werk-/denkniveau, die:

• Het vak van bestuurs-/managementsecretaresse goed beheerst;
• De hand er niet voor omdraait om op flexibele basis voor verschillende bestuurders te werken;
• Teamgevoel heeft en collega’s graag ondersteunt en helpt;
• Pro-actief is en oplossingsgericht werkt;
• Bedreven is met MS Office;
• Als pre, ervaring heeft als bestuurssecretaresse bij een overheid;
• Goed mondeling en schriftelijk uitdrukkingsvaardig is in de Nederlandse taal;
• Beschikbaar is in vakantieperiodes, met uitzondering van de dagen waarop de Provincie gesloten is (denk aan: Kerstmis, nieuwjaarsdag, carnaval, Hemelvaartsdag en 1e Paasdag) en bereid is om incidenteel ook in de avonduren beschikbaar te zijn.

Hoe wij jouw bijdrage waarderen

• Een bruto maandsalaris o.b.v. een 36-urige werkweek, van minimaal € 2.970,49 en maximaal € 4.170,46 in schaal 8;
• Individueel Keuze Budget (IKB) van ca. 22%, incl. vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Dit budget komt bovenop je vaste salaris en kun je laten uitbetalen wanneer jij hier behoefte aan hebt. Of je kunt het inzetten voor de aankoop van bv. een fiets, sportabonnement of extra verlof;
• Mogelijkheden om gedeeltelijk flexibel en plaats onafhankelijk te werken;
• Een ontwikkelbudget (PBDI) van € 6.000,- voor de looptijd van 5 jaar met voldoende mogelijkheden om jezelf te blijven ontwikkelen;
• Pensioensopbouw bij ABP.

Werken als Provincie Professional

In deze functie maak jij deel uit van het cluster Secretariële en Administratieve Ondersteuning (S&A). Hier maken we werk van de persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze ondersteuners. Vanuit dit cluster zijn 55 secretariële en administratieve professionals verspreid over de organisatie aan het werk voor Limburg.
S&A is daarmee de professionele dienstverlener die de Provincie Limburg optimaal faciliteert in de ondersteuning van gedeputeerden, directie, managers en clusters.

Meer over Provincie Limburg

Als Provincie Professionals willen we maar één ding: Limburg nog mooier, duurzamer en innovatiever doorgeven aan de volgende generaties dan dat zij nu al is. Dat biedt ambitieuze opgaven. Van ons cultureel erfgoed tot ons vernieuwende karakter. Van onze prachtige natuur tot onze logistieke hotspots. En van onze bijzondere euregionale ligging tot aan economische vernieuwingskracht. Al deze complexe en veelzijdige uitdagingen pakken we met beide handen aan. Ieder vanuit zijn eigen expertise. Zo werken we samen met ruim 900 professionals aan de toekomst die Limburg verdient.

Overige informatie

De geselecteerde kandidaat zal aan het einde van de selectieprocedure van ons het verzoek krijgen om een VOG aan te vragen bij de gemeente en na goedkeuring van Justis aan ons te overleggen.

Voor deze functie geldt het risicoprofiel integriteit. In deze functie ben je de steun en toeverlaat van de vaste bestuursmedewerkers GS-secretariaat. Een kennismaking met dit team, waarin jij een centrale positie gaat vervullen, maakt deel uit van de sollicitatieprocedure.